文件历史版本在协同中的重要性

企业文件管理工作,牵一发而动全身。由于企业文件版本管理不到位,在关键时刻出差错,导致发生严重的经济损失和信用危机的事件,已是屡见不鲜。诸如签错合同版本,事后纠葛不清;根据过时文件指导生产活动,生产的产品不达标;提供客户错误的报价单,直接损失一个亿等,时有发生,不胜枚举。

中常见的问题

    • 通过文件命名区分的方式保存多个版本,当文件修改频繁,版本数量不断增多,极易发生文件冗余、版本混乱、查找困难等状况。当传递分享文件时,更是容易出现发送错误版本给对方的尴尬情况。
    • 由于没有统一的文件管理平台,不能实现文件协同办公,在文档修改迭代后,未及时通知其他人,经常发现仍有人在使用旧版文档,同时流通着多个不同版本的文档。
    • 由于不注重文件历史版本的存档与记录,需要查找指定历史版本的时候显得非常耗时耗力。例如在文档编辑修改过程中,修改多次后,发现先前的版本反而比最新的更好,但是反过来查找历史版本时,却发现历史版本已经被覆盖,文件找不到了。
    • 多人维护同一文件,修改更新文件时,因为不能对文档版本进行锁定后操作,可能会发生多人重复修改同一问题,或多人操作造成文件重要内容丢失等情况。
    • 没有完整的操作记录,文件修改更新后不知道操作人、操作时间、修改次数等信息,出现问题后更是容易造成相互间推诿责任。

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